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                      國家教育部備案的全日制普通高等學校

                      學院辦公室職責

                      學院辦公室是在學院領導下,負責學院行政事務管理的綜合辦事機構。其各崗位職責如下:


                      1.學院辦公室主任崗位職責


                      (1)負責全院性行政會議、學習及重要活動的組織安排,并負責相關會議記錄。


                      (2)負責學院工作計劃、總結、請示、紀要、通知及有關上報的材料、信函等行政文件的起草和編撰工作以及學院辦公室各項規章制度的起草和修訂。


                      (3)負責全院工作各部門間的協調與溝通,督促各部門貫徹執行上級及學院行政會議各項決議,并將掌握的情況和問題及時反饋給院領導。


                      (4)負責學院院內外公文的接收、流轉、印發、歸檔和OA系統的整個運行工作,并做好院辦網頁信息的發布、更新。


                      (5)負責全院綜合統計工作,會同有關部門填報有關的綜合報表,編印有關統計資料,提供統計數據。


                      (6)負責信息工作,及時上傳下達各類通知信息和上報信息,提供信息的查詢和服務。


                      (7)負責院領導接待安排和信訪工作,熱情接待和耐心處理師生員工及家長的來信、來訪。


                      (8)負責上級領導、主管部門來院視察、指導和兄弟單位來院考察的接待工作。


                      (9)負責學院大事記、年鑒的編撰工作和事業單位法人證書、組織機構代碼證書的年檢工作。


                      (10)負責學院黨、政印章的管理、使用,審定各部門印章的刻制及介紹信、學院單位法人證書和組織機構證書的復印件的管理使用和保管工作。


                      (11)負責學院規章制度的匯編工作。


                      (12)負責全院檔案的管理工作。


                      (13)完成領導交辦的其它工作。


                      2.政務管理崗位職責


                      (1)協助主任做好以學院名義發布的有關行政事項的布告、通告、通知、通報等及其他公文,做好全院文書檔案的管理工作。


                      (2)協助主任做好學院概況、院辦網頁及學院規章制度等網頁內容的更新和發布工作。


                      (3)協助主任做好對外接待和全院大型會議的組織、會務安排等工作。


                      (4)負責院領導及院辦信函件的接收、郵寄及報刊資料的征訂、分發工作。


                      (5)負責學院會議室和復印室的使用登記管理。


                      (6)負責教工手機話費報銷、院領導訂票報銷、公務校內用餐登記等工作。


                      (7)負責學院《辦公電話一覽表》、《辦公通訊錄》的編制工作。


                      (8)負責學院辦公門牌桌牌訂制、學院會議室及圖書館報告廳大型重要會議條幅訂制工作。


                      (9)負責學院禮品出入庫登記發放、?;瞻l放、公文紙發放及院辦庫房管理。


                      (10)完成領導交辦的其它工作。


                      3.資產管理崗位職責


                      (1)協助領導做好學院資產管理和招投標、合同管理工作的建章立制,明確各部門使用的責任和權力,規范工作流程和審批。


                      (2)負責各部門上報購入的儀器設備及家具備品等校產的驗收、登記建賬、資產申報工作。


                      (3)負責學院日常辦公設備及家具的領用、交接、借用、調劑、報廢的資產賬登記及調整工作。


                      (4)負責學院固定資產的登記、盤點、清查、統計匯總及日常監督檢查工作。


                      (5)負責招標、商務談判的組織、管理及項目驗收工作。


                      (6)負責學院各類合同的送審、管理、歸檔工作。


                      (7)完成領導交辦的其他工作。


                      4.檔案管理崗位職責


                      (1)負責全院各類檔案的收集、分編、電腦存儲、材料裝訂、保管、借閱、轉遞等工作。


                      (2)負責為往屆出國、就業、考研的畢業生,出具在校成績證明或招生錄取證明(復印、蓋章)。


                      (3)負責提供黨政文書、教學、人事、學生、合同、招投標等各類檔案的查詢服務。


                      (4)負責積極開展檔案宣傳工作,以提高全院師生的檔案意識。


                      (5)掌握利用計算機管理檔案的技能,加快推進檔案信息化工作。


                      (6)負責做好檔案的安全、保密工作,維護學院和科技人員的合法權益。


                      (7)完成領導交辦的其它工作。


                      0558-2567108
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